第一章 总 则
第一条 为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同，是指学校作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止权利义务关系的协议。
第三条 学校合同管理实行统一指导监督、分类归口管理、分级审批授权的工作机制。
第四条 未经审核或授权，任何部门和个人不得以学校名义或学校所属非法人单位、部门的名义对外订立合同。任何部门和个人不得超越审批、授权范围订立合同。
第五条 学校签订合同，必须遵守国家法律、法规、规章，符合政策要求和学校的相关规定，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，必须坚持有利于学校整体利益的基本原则，任何部门（单位）和个人不得利用合同损害学校利益。
第二章 合同管理职责
第六条 学校合同事务由综合管理部门、学校法律顾问、合同归口管理部门和合同承办部门依各自权责进行管理和办理。
第七条党委办公室、院长办公室是学校合同事务的综合管理部门，主要职责为：
（一）制订学校合同管理具体措施和流程，指导和监督合同归口管理部门、合同承办部门制定和完善合同管理细则；
（二）负责对归口管理以外的其他合同进行备案；
（三）协调归口管理部门、合同承办部门处理合同纠纷；
（四）负责学校合同管理的监督、检查工作；
（五）学校交办的涉及合同管理的其他工作。
第八条学校聘请法律顾问，其主要负责协助审查合同，参与重大合同的谈判，参与纠纷的调解、仲裁、诉讼等。
第九条 合同归口管理部门是指学校授权的，根据业务范围和工作职责，负责特定类型合同归口管理工作的相关职能部门。合同归口管理部门负责其主管范围内的合同起草、审核、备案、执行、监督、检查工作，主要职责包括：
（一）制定本部门合同管理细则和工作流程；
（二）负责业务主管范围内的合同审核、备案、监督、检查；
（三）协调处理业务主管范围内的合同纠纷以及诉讼；
（四）起草、拟定业务主管范围内各类合同范本；
（五）学校授权范围内的其他工作。
第十条 合同承办部门是指学校各二级单位，包括各处、室、院、部、所、中心等，是合同管理的具体责任单位；归口管理部门可作为合同承办部门直接承办有关合同事务。合同承办部门主要职责包括：
（一）制定本部门合同管理细则和工作流程，建立合同档案；
（二）负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查；
（三）负责合同的洽谈和文本起草，将拟签订合同提交归口管理部门审查；
（四）将已签订合同及时提交归口管理部门备案，提交学校党委办公室、院长办公室综合档案科存档；
（五）负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料；
（六）处理合同纠纷；
（七）完成学校交办的其他工作。
第十一条 合同承办人，是指合同承办部门具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员。
合同承办部门就每份合同须在本部门指定一到两名合同承办人，负责具体承办合同有关事务。合同承办人应为本部门、本单位在编在岗工作人员。
合同承办人在合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的，承办部门应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应办理合同管理事务的书面交接手续。
合同承办人须依照法律、法规和学校规定，按照所在部门的统一部署和要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务，对中间出现的任何与合同有关的问题，承办人须及时向本部门负责人进行报告。
第十二条 学校根据业务类型对合同进行分类管理，按照业务具体内容确定归口管理部门并进行归口管理。学校授权部门负责管理其职能范围内的合同相关事务。
（一）宣传部负责宣传、广告服务等合同管理；
（二）人事处负责各类人事合同以及师资培训等合同管理；
（三）学生工作部门负责学生事务类合同的管理；
（四）基建处负责新校区筹划等战略框架协议、土地划拨及各类工程咨询、建设、土地合作建设等合同的管理；
（五）教务处负责本专科层次的办学，研究生学院负责研究生层次的办学，包括国内合作办学、学生联合培养与交流、教学实习实践基地、教学设备采购、学生实习、课程建设、教材采购、教育教学改革工程等合同的管理；
（六）科技处负责横向及纵向科研、协作、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转让、出版等合同的管理；
（七）财务处负责借贷、投融资、财产保险、债权债务、银校合作等合同的管理；
（八）后勤管理处负责管理后勤服务管理涉及的合同，包括资产租赁、室内外维修改造、绿化等小型维修改造工程合同、服务学生类的热水、空调、洗衣机、充电桩、家具等合同、膳食租赁合同、食材大宗物资采购合同、电梯维保合同、高压维保合同、物业保洁合同、节能类管理合同、通过后勤处引进的百货超市、生鲜超市、信贷机、快递等服务合同；
（九）国有资产管理处负责资产处置、经政府采购中心实施的政采云、网上竞价、协议供货、定点采购以及其他政府采购形式涉及的设备类合同的管理；
（十）国际合作与交流处负责境外合作交流框架协议、中外合作办学、涉外事务接待、外事出访服务、境外留学生联合培养交流等合同的管理；
（十一）继续教育学院负责自学考试、网络教育、成人学历及非学历教育、各类专业培训、成人教育合作办学等合同的管理；
（十二）信息中心负责网络与信息技术服务等合同的管理；
（十三）党委办公室、院长办公室负责学校对口支援、合作共建项目及以上未涉合同的管理；
（十四）若机构变动（成立、合并、分立或变更等），则根据变动后各机构的职能划分情况按合同业务类型划归相应机构归口管理；
（十五）合同内容涉及两个或两个以上部门（单位）的，根据合同性质或主要条款确定合同归口管理部门；不能确定的由所涉及部门（单位）协商解决；经协商不能解决，由学校确定合同归口管理部门。
第三章 合同的分类管理
第十三条 学校合同按性质区分为一般合同和重大合同。
第十四条 以下合同属于重大合同：
（一）申请成立法人或其它社会组织的；
（二）与境外国家和地区签订的合同；
（三）涉及对外投资、以学校资产投入参与联合经营的相关合同；
（四）以学校无形资产投资的，对学校形象、声誉、权益可能造成较大影响的合同；
（五）融资（贷款）、对外抵押担保、债权债务的清偿合同；
（六）涉及学校“三重一大”事项的或学校认为应按重大合同管理的合同。
第十五条 一般合同是指除重大合同以外的合同。
第四章 合同的审批与签订
第十六条 学校对重大合同签订实行事前会审，由合同涉及的相关部门进行会审，必要时可聘请校外专家参与相关工作。需要参与会审的部门由归口管理部门提出。重大合同涉及经费使用的，财务处、审计处是当然会审部门。
第十七条 学校对外订立合同，学校已制定合同范本的应当优先使用学校合同范本；没有合同范本的应当争取起草合同文本的权利，合同文本由合同承办部门起草。
法律法规规定采用标准或示范合同文本的，按照相关规定执行。
第十八条 合同拟定后，合同承办部门应填报《桂林医学院合同审核流程表》（附件），按审核流程办理审批手续。办理审批手续时提供下列材料：
（一）合同文本（电子版，涉外合同须提供中文文本）；
（二）法律顾问要求提供的其他材料。
第十九条 一般合同按照：“合同承办部门起草（提供）合同文本——合同承办部门负责人审核——归口管理部门（单位）审签——部门（单位）会签（视情况）——学校法律顾问审查（视情况）——提交党委办公室、院长办公室审查登记——签订合同”的审签程序。
重大合同按照：“合同承办部门起草（提供）合同文本——合同承办部门负责人审核——归口管理部门（单位）审签 ——部门（单位）会签（视情况）——学校法律顾问审查——提交校领导审签（视情况提交校长办公会）——提交党委办公室、院长办公室登记——签订合同”的审签程序。
重大合同由校长或校长授权的分管校领导签订，也可由分管校领导授权承办部门主要负责人代理签订。
第二十条 合同签章使用学校合同专用印章，由学校党委办公室、院长办公室负责管理，按相关规定在授权范围内使用。
第二十一条 合同签订前，合同归口管理部门应从以下方面对合同文本进行审查：
（一）合同内容是否符合国家法律法规规章规定及相关政策精神；
（二）合同内容是否真实、可行；
（三）合同内容是否与招投标或谈判内容一致，是否最大限度地维护学校合法权益；
（四）合同基本条款是否完备，包括合同对方当事人的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、费用承担、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等；
（五）合同条款是否表述清晰、准确。
第二十二条 若法律顾问、合同归口管理部门、相关会签部门、分管校领导、学校相关会议及校长等任一审批环节，对报审合同有修改意见或建议的，合同承办部门必须严格按要求对合同进行修改。已通过审批的合同文本在签订前有调整变动的，应重新按本办法规定办理审批手续。
第二十三条 合同中应当明确约定各方当事人（尤其是对方当事人）的通信地址、联系人及联系电话、电子邮箱，以便在合同履行、争议解决时可以进行有效的通知。
第二十四条 填写合同不得留空，严禁在空白合同上签字或盖章。合同的末页应当载有合同正文条款，并在正文结束之处标明“下无正文”字样。如合同末页无正文条款的，则应标明“此页无正文，为 XX 合同签字盖章页”字样，以示末页仅为签字盖章页。
第二十五条 合同归口管理部门应针对若干类型合同制定示范文本，分期分批逐步建立合同示范文本库，定期对各类合同范本的使用情况进行检查。
第二十六条 合同应当按时签订，禁止倒签合同。倒签合同是指，在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。
学校禁止恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。
第二十七条 合同涉及房屋、土地使用权等不动产，或机动车等特殊动产，或商标、专利、著作权等知识产权等的权属转移或许可使用的，应要求合同相对方提供相应的权属证明文件。
依据法律法规规定，合同相对方订立、履行合同应当取得有关权利人及其他相关主体或机构的授权、批准、许可或同意的，应当要求其出具该证明文件。
第二十八条 合同中应就学校的重要合同权利及对方的主要义务的履行节点设置相应的约定解除权。
第二十九条 合同中应当约定仲裁条款或诉讼管辖条款。
合同约定仲裁条款的，应尽可能约定桂林市仲裁委员会仲裁。合同约定诉讼管辖的，应尽可能约定学校所在地法院管辖。
涉外合同应约定法律适用条款，并尽可能约定适用我国法律。
第三十条 合同各方签署的姓名、名称（包括印章印文）应与合同首部确定的合同当事人信息保持一致。
合同引言、合同签署页未写明合同订立时间的，签署合同时，应一并签署日期。
合同有多页的，应加盖骑缝章。
第三十一条 未依本办法及学校相关制度规定办理合同订立审核手续的，印章管理部门不予办理签章。
第三十二条 金额在二万元以下并即时清结的项目，可不采用书面形式订立合同。（招标采购项目、维修基建项目等除外）国家或学校另有规定的，依照规定办理。
除上述情形以外的其他合同，以及不涉及具体金额的合同，均应以书面合同形式订立，并履行本办法规定的合同审批与签订手续。
第五章 合同的履行、变更、解除与建档
第三十三条 合同承办部门应实时监控合同履行过程，对合同履行相关重要事实进行书面记录，并及时收集和保存相关文件、材料。
出现下列情形之一的，属于合同履行异常，应及时采取相关措施：
（一）合同签订的基础条件已经发生变化的；
（二）合同相对方要求变更合同主体或合同条款的；
（三）合同相对方对合同的成立及有效性提出明显质疑的；
（四）合同相对方拒绝履行合同，或要求解除合同的；
（五）合同相对方发生违约行为，或有合理的理由认为其将发生违约行为的；
（六）我方无法履行合同的；
（七）我方已经或将要发生违约行为的；
（八）合同相对方对我方的合同履行提出异议或要求我方承担责任的；
（九）发生不可抗力明显影响合同履行的；
（十）合同履行发生其他争议的。
前款第一项中“基础条件”，是指合同立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响合同签订与否的重要因素。
第三十四条 合同承办人应在发现履行异常情况后及时通知合同承办部门负责人。合同承办人在向对方当事人发出或签收、确认改变合同权利义务的书面凭证之前，应事先与合同承办单位负责人、学校法律顾问沟通，不得擅自向对方做出实质性答复或承诺。
第三十五条 合同生效后，如对方不履行主要义务或者履行不符合约定，承办部门负责人申请学校向合同相对方发出要求履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约，并保留相关证据材料。
对外享有的债权，合同承办人应定期催收，并保存相关催告文件的备份文件、邮寄详情单等证据材料，保证不因时效及相关证据缺陷影响权利行使。
第三十六条 合同各方协商一致变更或解除合同的，应及时订立书面协议，全面约定相关事宜的处理。变更或解除合同的书面协议也应按本办法规定办理审批手续。
合同承办部门决定单方解除合同、起诉或提起仲裁的，应上报合同归口管理部门和学校法律顾问研究并出具意见，同时将相关情况报分管校领导。
第三十七条 未经合同归口管理部门授权同意，合同承办部门不得以任何方式向合同相对方作出放弃自身权利或减免相对方义务、责任的意思表示。
第三十八条 学校财务处办理结算业务并进行账务处理时应审核合同有关条款，按照合同规定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务处有权拒绝付款，并及时向合同归口管理部门和党委办公室、院长办公室通报。
第三十九条 合同承办部门应当建立合同档案登记制度，妥善保管合同相关文件资料原件，并按年度向党委办公室、院长办公室综合档案科归档。
合同归档相关文件资料包括但不限于：合同正本、审批流程打印件、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、往来函件、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。
第四十条 合同归口管理部门应当建立合同台账，对合同名称、合同承办人、订立时间、合同当事人、合同履行节点、收付款节点、履行情况、违约情况、争议处理、结案情况等进行记载和跟踪。归口管理部门应当定期向党委办公室、院长办公室报送合同台账登记表。
第四十一条 因保管不善造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料的，学校将依据法律法规或学校规章制度等有关规定追究其责任。
第四十二条学校成立合同执行督查工作组，由党委办公室、院长办公室、审计处、财务处主要负责同志组成合同执行督查工作组，负责定期检查合同管理执行情况。
第六章 责任追究
第四十三条 学校所属各部门及其直接责任人员在订立、履行合同时有下列情形之一的，相关责任人应自行承担越权处分所造成的不利后果，赔偿给学校造成的全部经济及名誉损失，学校将依据有关规定追究当事人的责任，构成犯罪的，移交司法机关追究其刑事责任：
（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；
（二）超越学校授权权限签订合同的；
（三）应签订书面合同但未签订的；
（四）玩忽职守、疏忽大意，没有按本办法履行职责的；
（五）丢失或者擅自销毁、隐匿、篡改合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；
（六）怠于履行合同，给学校造成重大损失的；
（七）其他违反法律法规和学校纪律的行为，在合同签订和履行中给学校造成损失的。
第七章 附 则
第四十四条 直属附属医院参照本办法和相关规定制定本单位的管理办法。
第四十五条 本办法中所称的“以上”“以下”“以内”均包括本数。
第四十六条 本办法由学校党委办公室、院长办公室负责解释。
第四十七条 本办法自公布之日起施行。
附件：桂林医学院合同审核流程表