校直各单位、各部门：
为确保学校各类历史记录收集及时完整，更好地为学校的各项工作服务，现就做好我校2023年度文件材料归档工作的相关事宜通知如下：
一、归档范围
凡在2023年工作中直接产生的、能反映学校工作面貌且具有查考作用的文件材料（包括纸质材料、电子文件材料），获得省部级及以上奖励的匾、锦旗、奖杯、证书等，校外单位、人士捐赠给学校有重要意义的捐赠品，如名人题词、书画等实物均应向学校综合档案室移交归档。
各部门各类档案具体归档范围见附件1。其他未具体列出归档范围的部门，应根据学校存史留档的原则及工作查考需要，做好相关文件材料的归档保存。
二、归档时间
（一）党群类、行政类、科研类、基建类、出版类、外事类、财会类文件材料及实物于2024年4月26日前立卷归档。
（二）新闻照片、重大活动视频等声像类材料于2024年6月28日前立卷归档。
（三）教学类文件材料、2024届毕业生毕业照片于2024年9月6日前立卷归档。
（五）科研课题、设备招标合同等材料、基建项目材料完成一项归档一项。
三、归档要求
（一）请各单位、各部门高度重视档案归档工作，确保学校整体归档工作的顺利完成。
（二）请各部门兼职档案员认真对照附件1中各类档案具体归档范围，收集和整理本部门需归档的档案材料，按时移交学校综合档案室。归档前须填写好归档移交目录表（一式两份），以作为移交凭证，一份由归档单位留存备查，一份交学校综合档案室。归档移交目录表见附件2。
（三）要求以电子文档形式归档的照片、视频、OA文件等材料，必须使用档案级光盘刻录归档保存，一式两份。
（四）OA办公系统已完成办理流程的文件纸质版及电子版由党委办公室、院长办公室统一归档。
（五）部门会议记录纪要、未经OA系统办理的文件等均由本部门主要负责人签发后移交综合档案室归档，纸质文件同步移交PDF版电子文件。凡是归档的纸质文件材料统一A4规格的纸张，一律用碳素墨水书写，字迹工整、清晰，左边应留有2cm的装订线，归档文件必须存原件。
其他未尽事宜请及时联系学校综合档案室，联系电话：5895191；办公地点：临桂校区明德楼420、421室。
桂林医学院
2024年3月5日