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校直各单位、各部门：

为确保学校各类历史记录收集及时完整，更好地为学校的各项工作服务，现就做好我校2020年度文件材料归档工作的相关事宜通知如下：

一、归档范围

凡在2020年工作中直接产生的，能反映学校工作面貌且具有查考作用的文件材料（包括纸质材料、电子文件材料），获得市级及以上奖励的匾、锦旗、奖杯、证书等，以及校外单位、人士捐赠给学校有重要意义的捐赠品，如名人题词、书画等实物均应向学校综合档案室移交归档。各部门各类档案具体归档范围见附件1。其他未具体列出归档范围的部门，应根据学校存史留档的原则及工作查考需要，做好相关文件材料的归档保存。

二、归档时间

（一）党群类、行政类、科研类、基建类、出版类、外事类、财会类文件材料于2021年4月20日前立卷归档。

（二）宣传部负责照片材料、视频材料的归档。

1、照片材料要求以纸质照片与电子文档的形式同时归档保存，并附有全年照片总目录。具体要求如下：

（1）首先按照片内容拍摄的先后顺序编号；

（2）一组照片须编写总说明，以横排书写在第一张的正上方；每一单张照片均须编写分说明，排在照片的正下方或左侧。照片说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个方面的内容。于2021年6月22日前立卷归档。

2、视频材料的归档。要求以电子文档的形式归档保存，附有视频目录及每个视频标注有摄像的对象、中心内容、摄制时间、地点、摄制人姓名、容量等。每个视频要求标出视频的起始标志和结束标志，视频时长。于2021年3月31日前立卷归档。

（三）各二级学院办公室于2021年6月22日前负责收集齐全有关毕业班的毕业照并立卷归档。

（四）教学类文件材料于2021年9月24日前立卷归档。

（五）科研课题、设备招标合同等材料完成一项归档一项。

（六）基建类档案归档要求

（1）基建类档案的归档严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》执行。

（2）基建类档案的形成积累工作由基建处负责，基建处负责工程项目的同志要随时跟踪检查项目施工方，保证归档材料齐全、完整、准确、系统。施工方应归档项目工程档案不少于两套，一套存桂林市城市建设档案馆，一套移交我校综合档案室编号、上架入库。为了保证基建档案能顺利移交，建议基建处配合，采取有效措施，如不移交档案到综合档案室就不能工程结算等。

（3）基建档案作为科技档案的特殊性，根据自治区档案局专家建议，我校临桂校区、东城校区、乐群校区作为三个项目进行管理，在项目建设基本完成后才能进行基建档案编号、上架入库。

注：经OA办公系统办理并已完成办理流程的文件（即OA系统“已办流程”里的文件）由党委办公室、院长办公室统一归档，2020年文件材料归档需交纸质版和光盘，纸质版目录和电子版目录；OA系统里没有完成办理流程的文件（即OA系统“在办流程”里的文件），请尽快完成流程归档；没有经过OA系统办理的文件由拟稿部门自行交综合档案室归档。

三、归档要求

（一）请各单位、各部门主要领导和分管档案工作的领导要高度重视档案归档工作，档案归档工作实行领导负责制，应大力支持并督促部门兼职档案员按时按质完成档案整理、归档工作，确保学校整体归档工作的顺利完成。

（二）请各部门兼职档案员认真对照附件1各类档案具体归档范围，收集、整理本部门需归档的档案材料，按时移交学校综合档案室。归档前须填写好归档移交目录表（一式两份），以作为移交凭证，一份由归档单位留存备查，一份交学校综合档案室。归档移交目录表见附件2。

（三）要求以电子文档形式归档的照片、视频、OA文件等材料，必须使用档案级光盘刻录归档保存，一式两份。

（四）学校拟启动档案归档工作考核机制，定期公布全校各单位、各部门归档情况。

其他未尽事宜如有疑问，请联系学校综合档案室毛老师、龙老师、李老师，联系电话：5895191。学校综合档案室办公地点：临桂校区明德楼421室。随时欢迎咨询档案工作事宜。

附件：1.桂林医学院各类档案归档范围和保管期限表

2.桂林医学院2020年度档案材料归档移交目录表

桂林医学院

2021年3月10日