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 桂医审〔2021〕8 号

 

第一条 为了规范学校审计档案管理，维护审计档案的完整与安全，提高审计档案管理水平，充分发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》、审计署《审计机关审计档案管理规定》、《广西壮族自治区内部审计工作规定》和其他有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案，是在审计项目实施过程中形成的，具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

第三条 本办法所称审计档案管理，是指对应纳入审计档案的材料进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

第四条 审计档案是学校档案的组成部分，审计档案实行统一领导，分级管理的原则，在业务上接受上级审计机关和学校档案部门的指导和监督。

第五条 学校审计处配备兼职档案管理员，档案管理员对审计档案的规范性直接把关并负责。

第六条 审计档案案卷质量的基本要求是：审计项目文件材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

第七条 审计档案卷内的文件材料应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元排列归档，归档范围为：

（一）结论类文件材料：审计报告、报告审批意见、审计报告征求意见书、审计建议书、被审计对象反馈意见、审计结果公示反馈报告、审计整改报告、审计组的书面说明等。

此类材料，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列。

（二）证明类文件材料：审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据，与项目有关的群众来信、来访记录等材料。

此类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列。

（三）立项类文件材料：上级机关或校领导对审计立项的指示、批示或下达审计项目的任务文件，审计委托书、审计通知书、审计实施方案、审前调查记录等。

此类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

（四）备查类文件材料：审计项目回访单、审计业务会议相关记录纪要、被审计单位整改情况、该审计项目审计过程中产生的与项目联系紧密等不属于前三类的其他文件材料等。

此类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第八条 审计档案的建立，采取谁主审谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度，并实行按职能分类、按项目立卷、按单位排列的立卷方法。审计档案形成后应定期集中移送学校档案馆保存。

第九条 审计档案立卷时应当按性质分类、按单元排列、按项目组卷、按年度立卷，按一个审计项目立一个卷或几个卷，不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结时的年度立卷；跟踪审计项目，按年度分别立卷。

第十条 立卷编目时，以卷为单位，对卷内文件材料逐页在有文字的材料的正面右上角（背面左上角）用阿拉伯数字顺序编写页号。

第十一条 审计档案卷内的每份或每组材料之间的排列规则：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。

第十二条 审计项目主审作为审计项目档案立卷归档的责任人，在项目实施过程中应当及时收集审计项目的文件材料；审计终结后，立卷归档责任人应认真细致地对该项目所有文件、材料进行整理、鉴别和取舍，按立卷方法和规则进行归类，并经审计项目组长复查后进行编目装订。

第十三条 审计人员取得的审计电子证据应当来源可靠、程序规范、要素合规。应当将获取的电子证据的主要情况完整、清晰地记录于纸质材料中，其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

电子版审计档案应由审计项目主审按年度、分类别进行数据归总、保存，并及时拷贝交由兼职档案管理员统一作数据备份。

第十四条 审计档案兼职管理员负责审计档案的检查、归总、保管和移交。审计文件材料的归档时间应当在该审计项目终结后的5个月内，不得迟于次年4月底。

第十五条 审计档案的借阅范围，仅限定在学校审计处内部。审计以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审计档案或者要求出具审计档案证明的，须经审计负责人审批，重大审计事项的档案须经分管审计校领导审批。查阅审计档案或出具审计档案证明，须做好登记。

第十六条 所有接触审计档案的人员应遵守国家保密法律法规和学校保密制度规定。

第十七条 审计档案的保管期限及密级应当遵守国家法律法规和学校档案管理规定，根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素，结合审计项目案卷的保存价值等合理确定，划定为永久、定期两种，定期分为30年、10年。

（一）永久保管的档案，是指特别重大的审计事项、列入审计工作报告、审计结果报告或第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案。

（二）保管30年的档案，是指重要审计事项、查考价值较大的档案。

（三）保管10年的档案，是指一般性审计事项的档案。

学校审计处负责划定审计档案的保管期限。

审计档案的保管期限自归档年度开始计算。

第十八条 审计机关学校审计处会同档案室对已超过保管期限的审计档案进行鉴定，对确无保存价值的审计档案进行登记造册，经分管审计的校领导批准后销毁。销毁审计档案，应当指定两人负责监销。

第十九条 对损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的，由学校依照有关规定追究相关人员的责任；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第二十条 本规定由学校审计处负责解释。

第二十一条 本规定自2021年6月1日起施行。

 

 

桂林医学院院长办公室

2021年5月24日印发